Je bedrijf groeit, maar je to-dolijst groeit harder
7 taken die je als ondernemer niet meer zelf hoeft te doen
Je begon ooit met ondernemen omdat je goed bent in wat je doet.
Waarschijnlijk niet omdat je zo graag mails beantwoordt, klantgegevens bijwerkt, producten invoert, achter openstaande dingen aan gaat en om 21.30 uur ineens denkt:
Oh ja. Die ene klant moest ik ook nog antwoorden.
Toch sluipen juist dat soort werkzaamheden steeds meer je dag in.
En gek genoeg voelt het vaak alsof het erbij hoort.
Je hebt het bedrijf tenslotte zelf opgebouwd. Je weet hoe alles werkt. En tegen de tijd dat je iemand hebt uitgelegd hoe iets moet, had je het zelf al drie keer kunnen doen.
Herkenbaar?
Dan zit het probleem misschien niet in hoeveel werk je hebt.
Maar in hoeveel daarvan nog steeds via jou loopt.
Dit is wat mij betreft een heerlijke eerste.
Niet omdat je nooit meer naar je mail hoeft te kijken. Maar omdat lang niet iedere mail jouw persoonlijke aandacht nodig heeft.
Een klant die vraagt wanneer zijn bestelling wordt verzonden. Een leverancier die informatie nodig heeft. Een afspraak die bevestigd moet worden. Een aanvraag die doorgestuurd moet worden.
Als jij alleen nog de mails krijgt waarbij jij écht nodig bent, ziet je inbox er ineens heel anders uit.
Van: 47 ongelezen mails
Naar: “Bianca, deze drie hebben jouw antwoord nodig.”
Dat scheelt niet alleen tijd. Vooral ook heel veel schakelen.
Een goede klantenservice is belangrijk.
Maar dat betekent niet dat de ondernemer zelf iedere vraag moet beantwoorden.
Sterker nog: als je steeds tussen je eigen werkzaamheden door WhatsApp, mail en berichten beantwoordt, wordt niemand daar beter van.
Veel vragen zijn prima over te nemen wanneer iemand jouw bedrijf, producten en werkwijze kent.
En komt er iets voorbij waarvoor jij nodig bent?
Dan wordt het naar je doorgestuurd.
De klant wordt geholpen. Jij houdt je hoofd bij je eigen werk.
Nieuw product binnen?
Dan moet er ineens van alles gebeuren.
Product toevoegen. Foto's uploaden. Omschrijving schrijven. Prijs invoeren. Voorraad controleren. Categorie kiezen. Misschien een variant toevoegen.
Eén product is zo gedaan.
Maar 30?
Dat is precies zo'n klus die steeds een week opschuift omdat er altijd iets belangrijkers tussendoor komt.
En ondertussen staat dat nieuwe assortiment nog steeds niet online.
Dit is typisch werk waarbij jij de informatie aanlevert en iemand anders ervoor zorgt dat het daadwerkelijk geregeld wordt.
Deze wordt vaak vergeten.
Want werk zit niet alleen in iets doen. Het zit ook in onthouden dat er daarna nog iets moet gebeuren.
Heeft die leverancier al gereageerd?
Is de offerte geaccepteerd?
Heeft de klant de informatie gestuurd?
Moeten we die persoon nog bellen?
Wanneer jij al die open eindjes zelf in je hoofd bewaart, ben je er ongemerkt de hele dag mee bezig.
Iemand die voor jou opvolgt, zorgt ervoor dat jij niet degene hoeft te zijn die overal achteraan blijft gaan.
Een afspraak in de agenda zetten kost misschien twee minuten.
Maar eerst moet je drie data voorstellen. Vervolgens wachten op antwoord. Dan blijkt dinsdag niet te kunnen. Woensdag wel, maar alleen na 11.00 uur. Daarna moet de afspraak bevestigd worden.
En dat gebeurt niet één keer.
Planning is typisch zo'n verzameling kleine handelingen die afzonderlijk weinig voorstellen, maar samen behoorlijk wat tijd kosten.
6. Administratieve klusjes die tussendoor komen
Niet je jaarrekening. 😉
Wel al het praktische werk daaromheen.
Een factuur versturen. Een bestand opzoeken. Gegevens invoeren. Een overzicht bijwerken. Documenten verzamelen. Informatie verwerken.
Het zijn vaak klusjes van vijf of tien minuten.
En juist daardoor doe je ze zelf.
Tot je aan het einde van de week ontdekt dat je heel veel vijf-en-tien-minutenklusjes hebt gedaan.
7. Dat ene project dat maar blijft liggen
En deze vind ik heel belangrijk voor GOmodo.
Want soms heb je helemaal geen structurele ondersteuning nodig.
Je wilt gewoon eindelijk dat ene ding uitvoeren.
Je webshop moet gevuld worden.Er moet een nieuw systeem ingericht worden.Je wilt een actie organiseren.Er moeten 200 producten online.Je klantgegevens moeten opgeschoond worden.Je hebt een idee dat al maanden op je lijst staat.
Dan hoef je niet meteen iemand voor tien uur per week in te huren.
Je kunt ook zeggen:
“Dit moet gebeuren. Kun jij het regelen?”
En precies dát is volgens mij een heel sterk onderscheid voor GOmodo.
Maar wanneer besteed je iets uit?
Daar zou ik één simpele regel voor gebruiken:
Kan iemand anders dit met de juiste uitleg ongeveer net zo goed uitvoeren als ik?
Is het antwoord ja?
Dan hoeft het waarschijnlijk niet standaard op jouw bord te liggen.
Dat betekent niet dat je morgen je halve bedrijf moet overdragen.
Begin met één ding.
Je mailbox.
Die producten die online moeten.
De klantvragen.
Dat project dat al maanden blijft liggen.
Kijk wat het je oplevert.
En bouw van daaruit verder.
Wat zou er van jouw lijst mogen?
Bij GOmodo hoef je niet eerst een compleet functieprofiel te schrijven voordat je ondersteuning kunt inschakelen.
Misschien weet je precies wat je wilt uitbesteden.
Misschien weet je alleen:
“Er blijft te veel liggen.”
Ook goed.
Dan kijken we samen waar ik het meeste van je bord kan halen. Van klantcontact en webshopbeheer tot administratie, operations en losse projecten.
Stuur me gerust een WhatsAppje met wat er op dit moment op jouw to-dolijst staat. Dan vertel ik je eerlijk welke dingen ik daarvan zou kunnen overnemen.
Opmerkingen