Webshop beheer uitbesteden: welke taken hoef je niet zelf te blijven doen?

Een nieuw product moet online. De leverancier heeft de prijs aangepast. Bij drie artikelen ontbreekt nog een goede omschrijving. Een klant mailt omdat een bestelling niet klopt en ergens staat nog een actieprijs die vorige week had moeten verdwijnen.

Allemaal geen enorme klussen.

En precies daarom blijven ze zo makkelijk liggen.

Want als ondernemer denk je al snel: dat product zet ik vanmiddag wel even online.

Tot het vrijdag is en dat product nog steeds niet online staat.

Een webshop hebben is één ding. Een webshop bijhouden is iets heel anders.

Een webshop is eigenlijk nooit klaar

Wanneer je webshop eenmaal staat, begint het dagelijkse werk pas.

Producten veranderen, voorraad wisselt, prijzen moeten worden aangepast en klanten hebben vragen. Misschien wil je regelmatig nieuwe producten toevoegen of acties op de homepage zetten.

Ondertussen moet je natuurlijk ook gewoon je bedrijf runnen.

Daardoor ontstaat er vaak een soort digitaal achterstallig onderhoud. Niet omdat je niet weet wat er moet gebeuren, maar omdat andere dingen steeds urgenter zijn.

En voor je het weet heb je een lijstje:

• nieuwe producten invoeren

• afbeeldingen vervangen

• teksten aanpassen

• nieuwsbrief maken

• categorie opruimen.

Je weet precies wat erop staat. Je komt er alleen niet aan toe.

Welke werkzaamheden rondom je webshop kun je uitbesteden?

Veel ondernemers denken bij webshop beheer meteen aan technisch onderhoud of het compleet laten bouwen van een webshop.

Maar daar hoeft het helemaal niet om te gaan.

Juist het praktische beheer kost iedere week ongemerkt tijd.

Denk bijvoorbeeld aan:

• nieuwe producten toevoegen;

• productfoto's plaatsen;

• productomschrijvingen invoeren of aanpassen;

• prijzen wijzigen;

• categorieën en collecties bijhouden;

• productinformatie controleren;

• acties en banners aanpassen;

• voorraadgegevens bijwerken;

• bestellingen controleren;

• klantvragen rondom bestellingen beantwoorden;

• retouren of wijzigingen verwerken;

• eenvoudige website-updates uitvoeren.

Dat zijn werkzaamheden die belangrijk zijn, maar waarvoor jij als ondernemer lang niet altijd zelf nodig bent.

“Maar ik kan dat zelf veel sneller”

Waarschijnlijk wel.

Tenminste: de eerste keer.

Jij kent je assortiment, weet waar alles staat en hebt waarschijnlijk honderden keren in je eigen webshop gewerkt.

Maar dat betekent niet automatisch dat jij degene moet blijven die iedere nieuwe kleur, prijs of productomschrijving invoert.

Het interessante is niet of jij een product in vijf minuten kunt toevoegen en iemand anders daar in het begin tien minuten voor nodig heeft.

De interessantere vraag is:

waar had jij die vijf minuten eigenlijk voor willen gebruiken?

En vooral: hoe vaak komen die vijf minuten terug?

Eén product toevoegen stelt weinig voor. Twintig producten invoeren, foto's controleren, categorieën kiezen en daarna alle informatie nalopen is ineens een halve werkdag.

Webshop ondersteuning begint vaak heel klein

Je hoeft dus niet meteen je hele webshop uit handen te geven.

Sterker nog, dat zou ik meestal helemaal niet adviseren.

Begin bij het werk dat steeds terugkomt of blijft liggen.

Misschien komen er iedere maand nieuwe producten binnen. Dan kan iemand zorgen dat die netjes online komen.

Misschien kost vooral de combinatie van bestellingen en klantvragen je veel tijd. Dan kun je dáár beginnen.

Of misschien is je webshop prima bijgehouden, maar heb je al drie maanden het voornemen om bepaalde productpagina's te verbeteren.

Ook dat is een prima losse klus.

Bij uitbesteden wordt vaak gedacht aan een compleet takenpakket. Terwijl één terugkerende taak soms al genoeg is om iedere week ruimte te creëren.

Webshop beheer gaat verder dan producten invoeren

Wat ik zelf interessant vind aan e-commerce, is dat werkzaamheden vaak met elkaar verbonden zijn.

Een klant stelt bijvoorbeeld regelmatig dezelfde vraag over een product.

Je kunt die vraag iedere keer opnieuw beantwoorden.

Maar je kunt ook kijken waarom die vraag steeds terugkomt.

Misschien ontbreekt er informatie op de productpagina.

Dan kun je de klant helpen én meteen de productinformatie aanpassen, zodat de volgende klant het antwoord zelf kan vinden.

Hetzelfde geldt voor bestellingen, retouren en voorraadvragen.

Wanneer iemand zowel naar het praktische webshop beheer als het klantcontact kijkt, vallen dat soort dingen eerder op.

Dat is voor mij het verschil tussen alleen een lijstje afwerken en daadwerkelijk meedenken met wat er achter de schermen gebeurt.

Wanneer is webshop beheer uitbesteden interessant?

Niet pas wanneer je webshop honderden bestellingen per dag verwerkt.

Juist bij een kleinere onderneming kan het frustrerend zijn wanneer je nét niet genoeg werk hebt voor een medewerker, maar wel iedere week een paar uur kwijt bent aan werkzaamheden die iemand anders prima kan uitvoeren.

Een goede aanwijzing is wanneer je regelmatig denkt:

“Dat moet ik eigenlijk nog even doen.”

Als dezelfde taak iedere week op dat denkbeeldige lijstje verschijnt, is het misschien geen taak meer die je zelf moet blijven doen.

Je hoeft niet eerst een compleet e-commerce team te bouwen

Misschien heb je twee uur ondersteuning per week nodig.

Misschien de ene maand nauwelijks iets en de volgende maand juist hulp omdat er vijftig nieuwe producten binnenkomen.

Dat is precies waarom ik bij GOmodo liever kijk naar wat er daadwerkelijk moet gebeuren dan naar een standaard functieomschrijving.

Je hoeft mij niet in te huren als “webshop manager” als je alleen iemand zoekt die nieuwe producten invoert.

En je hoeft ook geen aparte mensen te zoeken wanneer er naast productbeheer ineens klantvragen, een nieuwsbrief of een website-update bij komt.

We beginnen gewoon bij wat er nu blijft liggen.

Wat staat er al weken op jouw webshoplijstje?

Open je webshop eens en kijk niet naar wat er allemaal goed gaat, maar naar de dingen waarvan je iedere keer denkt:

dat doe ik later.

Misschien zijn het vijf producten.

Misschien een hele categorie.

Misschien is het vooral de mailbox die naast de webshop steeds meer tijd opslokt.

Dat is waarschijnlijk een betere plek om te beginnen dan de vraag of je officieel “webshopbeheer moet uitbesteden”.

Bij GOmodo help ik ondernemers onder andere met webshop beheer, e-commerce, productinformatie, bestellingen en customer care. Bekijk bij Wat ik doe welke werkzaamheden ik kan overnemen, of lees bij Werkwijze hoe je ook gewoon klein kunt beginnen.

Of nog makkelijker: stuur me een WhatsAppje met dat ene webshopklusje dat al weken blijft liggen. Dan kijken we vanaf daar verder.